Link Drive e YouTube

Link Google Drive e YouTube: cosa fare entro il 23 luglio

Molti di voi mi hanno chiesto spiegazioni sull’aggiornamento di Google Workspace relativo alla modifica dei link di Drive. Questo aggiornamento dovrebbe avere luogo dal 13 settembre 2021 e a noi admin è richiesta un’azione entro il 23 luglio.

Anche leggendo la pagina di supporto la cosa non è chiarissima per cui provo a spiegarvi come l’ho capita io.

Dal 13 settembre secondo Google alcuni file di Drive (ma credo che non siano alcuni, credo che saranno tanti) saranno interessati da una modifica dell’URL ossia il link di condivisione. Secondo alcune fonti attendibili questa modifica si rende necessaria perché la tipologia di generazione dei link (essendo passati ormai 15 anni dai primi file condivisi per chi aveva la piattaforma già all’epoca) è un po’ obsoleta e quindi non più sicura come un tempo. L’aggiunta di questa “chiave” agli URL comporterà ovviamente una modifica degli stessi, per cui alcuni utenti potrebbero ritrovarsi di fronte a link modificati e non più funzionanti.

Ecco cosa dichiara Google al momento:

  • tutti coloro che avevano comunque già effettuato un accesso a questi file, saranno in grado di accedere nonostante la modifica, per cui su questo non si pone il problema. Se i file sono vecchi e sono già stati condivisi è molto probabile che l’accesso sia stato già effettuato almeno una volta.
  • chi non ha mai effettuato l’accesso si troverà di fronte a qualcosa di simile a ciò che accade quando non abbiamo ricevuto correttamente la condivisione e quindi dovrà effettuare una richiesta di accesso

 

Cosa deve fare invece l’admin entro il 23 luglio?

L’admin deve decidere come gestire questo aggiornamento e potrà farlo in 3 modi differenti.

Innanzi tutto dovrà andare dalla Console su Applicazioni -> Google Workspace -> Drive e Documenti -> Impostazioni di Condivisione -> Aggiornamento della sicurezza per i file.

 

La prima possibilità è quella di rinunciare a questo aggiornamento di sicurezza su tutto il dominio o su alcune unità organizzative. In questo modo dal 13 settembre non verrà applicata nessuna chiave di sicurezza sui link. Tuttavia secondo me sarebbe meglio evitare questa opzione in quanto si tratta di una rinuncia a un aggiornamento di sicurezza importante.

 

La seconda possibilità è quella di imporre l’aggiornamento a chiunque senza possibilità di rinuncia e senza la possibilità di scegliere a quali file applicare il servizio.

La terza possibilità è quella di lasciare di fatto libertà agli utenti o a singole unità organizzative di decidere su quali file accettare l’aggiornamento e su quali rimuoverlo. Considerando il numero enorme di file che ognuno possiede e la probabile complessità dell’operazione, questa operazione è da valutare con molta attenzione perché potrebbe richiedere in seguito numerosi interventi da parte nostra come amministratori.
AGGIORNAMENTO 19 LUGLIO 2021: Al momento non è più possibile decidere di applicare l’aggiornamento a singole unità organizzative, non è chiaro ancora se per scelta di Google o se a causa di un bug. Resta quindi per ora la possibilità di applicare l’aggiornamento a tutto il dominio o di rimuoverlo sempre per tutti.

Provando ad analizzare insieme un possibile scenario di fronte all’accettazione dell’aggiornamento, credo che la situazione potrebbe essere la seguente:

  • i vecchi file interessati dall’aggiornamento sono stati probabilmente aperti almeno una volta, quindi come già spiegato, non andrebbero a costituire un problema
  • anche in caso di mancata apertura sarebbe sufficiente a chi lo richiede l’invio di una nuova condivisione
  • i file pubblici non visibili (per esempio quelli pubblicati su un sito) sarebbero oggetto di segnalazione da parte degli utenti e in quel caso sarebbe sufficiente andare a modificare l’url sul sito di destinazione

Per farsi un’idea del numero di file interessati nel nostro dominio da questo fenomeno è sufficiente da Console andare su Sicurezza -> Centro Avvisi e cercare un avviso di questo tipo:

Avvisi Workspace

In conclusione, dal mio punto di vista, le due opzioni da prendere in considerazioni dovrebbero essere:

  • applicazione totale al dominio;
  • libertà di scelta (ma relativamente ad alcune unità organizzative, ossia Docenti e non Alunni).

Lo stesso aggiornamento verrà applicato anche agli account di tipo gmail.com privati. In questo caso saranno gli utenti a decidere singolarmente con un form che Google invierà a partire dal 26 luglio.

YouTube

La questione dei link investirà anche i link di YouTube relativi ai video NON IN ELENCO.

I video di YouTube non in elenco caricati prima del 2017 diventeranno privati ​​a partire dal 23 luglio 2021 quindi visibili solo al proprietario. Sarà quindi necessario effettuare manualmente uno switch verso il link pubblico. Non è ancora chiaro se resterà la possibilità di ripristinare l’opzione non elenco in modo selettivo. Per rinunciare a questo aggiornamento bisogna compilare questo form di Google: https://support.google.com/youtube/contact/older_unlisted_update entro il 23 luglio.

Nessuna operazione è quindi possibile da parte dell’amministratore.

Per approfondire https://blog.youtube/news-and-events/update-youtube-unlisted-links/

FONTI: The VergeEngadgetYouTube Blog

 

CC BY-NC-SA 4.0 Link Google Drive e YouTube: cosa fare entro il 23 luglio by Luigi Parisi is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.0 International License.

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