Google Takeout: come trasferire facilmente i dati tra account G Suite (e Gmail)

Google Takeout

Torno a scrivere sul blog dopo molto tempo con un restyling nel tema e per segnalare una nuova ed interessante funzione di G Suite for Education. Annunciata qualche mese fa ed attesa per i primi mesi dell’anno è finalmente attiva la possibilità di esportare i dati del proprio Drive e Gmail da un account G Suite ad un altro con una procedura molto semplice.

La scuola, si sa, è un ambiente di grande mobilità, condizione che riguarda non solo gli studenti, ma anche i docenti. Fino ad oggi l’unica possibilità di spostare i contenuti da un account all’altro era costituita dalla creazione di un archivio da scaricare in locale e da ricaricare (per i servizi che lo consentivano) nel nuovo profilo. privacy_takeout_600x160_45b8abc0d8522cbd22e7886d1ba28645

Per chi è abituato a lavorare in formato gdoc questo sistema era un po’ scomodo in quanto durante la fase di download i file venivano convertiti in altri formati ed era necessario quindi riconvertirli al momento dell’upload.

Google Takeout per G Suite permette invece di spostare email e file semplicemente compilando un form in cui indicare il nuovo account (può essere anche un account Gmail) e inserendo un codice di verifica.

Come fare per attivare la procedura?

Takeout deve essere attivato e consentito dall’admin della piattaforma seguendo questo percorso: Applicazioni-> Servizi Google aggiuntivi-> Google Takeout

Google Takeout Console di Amministrazione

Dopo aver cliccato su Autorizzazioni di trasferimento aggiuntive, selezionare l’organizzazione sulla quale si intende agire e quindi spuntare la voce Consenti agli utenti di questa unità organizzativa di accedere a Trasferisci i tuoi contenuti.

 

Consenti agli utenti di questa unità organizzativa di accedere a Trasferisci i tuoi contenuti.

A questo punto, salvare e fornire agli utenti il link da cui compilare il form per il trasferimento dei dati https://takeout.google.com/transfer. Importante: l’utente dovrà utilizzare questo link dopo essersi autenticato col proprio account G Suite.

Come funziona il trasferimento dei dati?

Il trasferimento dei dati in automatico riguarda al momento Gmail e Drive.

Gmail: le email del vecchio account verranno inviate al nuovo e saranno etichettate con il nome del precedente profilo e quindi facilmente riconoscibili.

Drive: verrà creata una cartella nel nuovo utente con il contenuto del Drive del precedente account. I file e le cartelle saranno già di proprietà dell’utente destinatario e manterranno eventuali limitazioni (ad esempio di copia e download) impostate originariamente. Attenzione: se l’admin ha disattivato la condivisione dei file all’esterno del dominio non sarà possibile spostare i contenuti.

Nel processo di trasferimento non verranno eliminati i file che resteranno quindi disponibili anche nel vecchio account fino a che non verrà cancellato dalla piattaforma di provenienza.

Un’altra considerazione riguarda il passaggio da G Suite a Gmail: controllate prima quanto spazio avete utilizzato sul vostro account in quanto Gmail offre 15Gb di storage e non archiviazione illimitata come in G Suite.

Google Takeout

 

Per concludere

  1. L’utente accede a Google Takeout https://takeout.google.com/transfer
  2. Inserisce l’account di destinazione
  3. Riceve un codice di verifica all’indirizzo email del nuovo account
  4. Inserisce il codice di verifica nella schermata di migrazione (vedi immagine sopra)
  5. Seleziona i contenuti da copiare e trasferire
  6. Avvia il trasferimento

CC BY-NC-SA 4.0 Google Takeout: come trasferire facilmente i dati tra account G Suite (e Gmail) by Luigi Parisi is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.0 International License.

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